Entreprises de déménagement commercial et archives
Chaque entreprise, peu importe sa taille, son nombre d'employés ou son champ d'action, est tenue de conserver un certain nombre de documents, qu'il s'agisse de dossiers de clients, de factures de fournisseurs, de contrats d'assurance, ou de tout autre papier important. Ces documents d'archives prennent de la place dans les locaux de l'entreprise, et sont souvent encombrants et désordonnés. Certains d'entre eux doivent obligatoirement être conservés un certain nombre d'années avant de pouvoir être jetés; cependant, il n'est pas toujours aisé de distinguer les documents importants de ceux dont on peut disposer.
Un déménagement commercial Longueuil est alors l'occasion idéale pour une entreprise de profiter de son changement de locaux pour remettre un peu d'ordre dans ses archives. Si les entreprises spécialisées dans le déménagement commercial Longueuil possèdent les compétences nécessaires pour emballer et transporter les documents d'archives en toute sécurité, certaines d'entre elles offrent aussi des services relatifs à l'archivage, tels que l'organisation d'archives physiques et l'entreposage.
Pour que tout soit remis en ordre dans les nouveaux locaux de l'entreprise, les déménageurs prennent soin de codifier chaque section des archives à l'aide de couleurs et de numéros. Les documents seront ensuite emballés afin d'être transportés en toute sécurité. À l'arrivée dans les nouveaux locaux, ils seront remis en ordre avec attention et minutie. Bien sûr, les déménageurs sont également spécialisés dans le déménagement et dans la réinstallation des postes de travail, du mobilier et de tout autre équipement et matériel contenus dans les locaux de l'entreprise.
Lorsque les archives d'une entreprise sont en désordre, le déménagement est l'occasion de réorganiser le tout. La plupart des compagnies de déménagement commercial sont en mesure de concevoir un espace d'archivage clair et ordonné qui permettra au personnel de l'entreprise de mieux classer tous les types de documents, et d'avoir facilement accès au dossier voulu en tout temps. Il est même possible de prévoir l'espace nécessaire à l'archivage des documents futurs, et donc de les classer comme il se doit plutôt que d'éventuellement faire face à de nouveaux problèmes d'organisation.
Si désiré, la numérisation des documents d'archives est possible, afin d'occuper moins d'espace. Ce service est habituellement offert par des compagnies spécialisées, et non par des déménageurs. L'archivage de données numériques est souvent plus simple à ordonner que des documents physiques, et peut s'avérer encore plus sécuritaire.
Pour les documents qui ne sont pas consultés souvent mais qui doivent tout de même être conservés, ou encore pour les archives devenues trop volumineuses, les services des compagnies de déménagement commercial Longueuil incluent souvent une possibilité d'entreposage dans des locaux sécurisés, ventilés et facilement accessibles au besoin. Il s'agit d'une solution pratique dans le cas où les archives n'ont pas, ou pas souvent besoin d'être consultées par le personnel de l'entreprise.
Si vous êtes propriétaire d'une entreprise sur le point de déménager, n'hésitez pas à questionner votre compagnie de déménagement commercial sur ses services par rapport à l'archivage de documents. Vous pourriez être surpris de constater les solutions qui s'offriront à vous, selon vos besoins spécifiques.
